残業が減らない職場に共通する3つの原因

「残業を減らすように何度も言っているのに、まったく減らない」

経営者の方から、こうしたお悩みをよく伺います。人件費はかさみ、職員は疲れ、健康面も心配になる。号令をかけても変わらない状況に、もどかしさを感じていらっしゃるのではないでしょうか。

残業が減らないのは、職員の意識が低いからではありません。多くの場合、職場の仕組みの側に原因があります。

原因1：仕事の量と人の配置が合っていない

そもそも、決められた時間内に終わらない量の仕事が割り振られていれば、残業は減りません。特定の人や部署に仕事が集中していることも少なくありません。まず、誰がどれだけの仕事を抱えているのかを把握することが出発点です。

原因2：残業が「申請なし」で行われている

残業が上司の指示や承認なしに行われている職場では、残業の必要性を誰も確認していません。「なんとなく残っている」「帰りにくい雰囲気がある」という残業も、ここに含まれます。残業を事前申請と承認の仕組みにすると、本当に必要な残業かどうかを上司が判断する機会が生まれます。ただし、申請がないことだけを理由に、実際に働いた時間を記録から除いたり、賃金を支払わなかったりすることはできません。指示や黙認のもとで行われた業務は、労働時間として把握し、精算します。申請ルールの指導と賃金の支払いは、分けて考えます。

原因3：仕事のやり方が見直されていない

長年続いてきた手順や書類、会議の中には、今では必要のないものも混じっています。「前からこうしているから」という理由だけで続いている仕事は、意外と多いものです。業務の棚卸しをすると、やめられる仕事、まとめられる仕事が見つかります。

「減らせ」ではなく「減らせる仕組み」を

私は医療機関で人事を担当していたころ、24時間365日動く職場ならではの勤務形態を前提に、人員配置を工夫して効率的な運営に取り組んできました。その経験から感じるのは、残業は号令ではなく、仕事の量、配置、手順という仕組みを変えることで減っていくということです。

残業が減れば、人件費が下がるだけでなく、職員の健康が守られ、定着にもつながります。残業対策は、守りと攻めの両方の経営課題なのです。

荒井社会保険労務士事務所では、何度呼びかけても残業が減らないという不満をお持ちの方に、業務量と人員配置、勤務の仕組みの見直しを提供し、その不満を取り除くお手伝いをしています。

今日からできること

先月の残業時間を職員ごとに並べてみてください。上位の数人に偏っていれば、業務量や配置に偏りがないかを確かめる入口になります。

よくある質問

Q. 残業を事前申請制にすれば、申請のない残業代は払わなくてよいですか？

A. いいえ。指示や黙認のもとで行われた業務は労働時間として把握し、賃金を精算する必要があります。申請ルールの指導と賃金の支払いは分けて考えます。

Q. まず何から手を付ければよいですか？

A. 職員ごとの残業時間を並べて、偏りがないか確認することから始めてください。